トランクルームの上手な使い方〜バーチャルオフィス利用者編〜
2020年02月05日（水） 活用術
バーチャルオフィスとは、事務所を持たず、事業上の住所を借りることをいいます。実際に仕事をする場所はクライアント先や自宅であったりと、言わばパソコン一つでどこでも仕事ができてしまう人がバーチャルオフィスを契約しているようです。
バーチャルオフィスは住所を借りるだけでなく、例えば東京の一等地に事務所を持つのは難しいけれど、住所を借り、ビジネスをすることは難易度がさがります。
そしてバーチャルオフィスによっては住所貸しだけでなく、銀行口座が開設できたり、会議室が利用できたり、突然の来客にも対応してくれたりとサービスも充実しています。さらに郵便物転送や、電話秘書代行サービスなどを使えば、オフィス機能を維持したまま様々な場所で自由に働くことができるのです。
しかし、バーチャルオフィスにオフィス用品を預けられるところは少ないように感じます。ロッカールームを貸出しているところはありますが、ロッカールームサイズでは収まりきらない仕事道具があります。
そんな時に役に立つのがトランクルームです。
国税庁のサイトによると
| “法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。 また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。” |
とあります。帳簿以外にもお客様とのデータや細々した一定期間保存しておきたい書類やチラシなど様々です。
書類保管サービスのトランクルーム
ずばり、書類に特化したトランクルームです。ダンボールで預け、WEB上で依頼するだけで必要な箱を自宅まで届けてくれるサービスがあります。これは、ほどんど使う必要のない書類で、保管しなくてはいけない書類の保管に適しています。
しかし頻繁に取り出す必要のある書類であれば自分の好きな時に利用できるトランクルームタイプは、利便性が高いといえます。
屋内型トランクルーム
屋内型トランクルームで24時間利用可能な場合、自分の好きな時に取り出せて便利です。ただし、防犯機能がしっかりとしているトランクルームを選ぶ必要があります。
・建物の出入り口で部屋に入る人を制限（鍵がないと建物に入れない）
・防犯カメラ完備
・警備会社との連携
・店舗スタッフの常駐または巡回
など、セキュリティ面で安心できる環境が重要です。
さらに24時間空調設備管理も必要です。空調が整っていないと、書類がカビてしまうということがありえます。
まとめ
屋内型トランクルームも、書類保管サービスのトランクルームもどちらも書類の保管に適しています。選ぶポイントは預けた書類の使用頻度ですので、それぞれのビジネススタイルにあったトランクルームを選ばれてはいかがでしょうか。
